Çalışma hayatında proje ve ürün yönetim süreçlerini yönetmeyi kolaylaştıran pek çok metodoloji ve iş akış şeması bulunmaktadır. Bu yöntemler işletmelerin süreçlerini açık bir şekilde kurgulamasına imkan sağlarken, aynı zamanda iş ve çalışma verimliliğini de artırmayı hedeflemektedir.
Ekiplerin hızla büyümesi, işlerin karmaşıklaşması ve artan ihtiyaçlar sebebiyle yönetim süreçlerini kolaylaştırmak ve ekiplere çeviklik sağlamak için zamanla pek çok çalışma yöntemi ve metodoloji geliştirilmiştir. Bu metodolojilere Scrum, Lean, Agile, Extreme Programming, Waterfall ve Scrumban teknikleri örnek olarak verilebilir.
Bu yazıda Kanban’ı çalışmalarınızda nasıl uygulayabileceğiniz, Kanban sistemi ile alakalı yapılması gereken çalışmalar ve uygulama yöntemlerini sizinle paylaşıyor olacağız.
Kanban Nedir?
Kanban, iş akış adımlarını görselleştirmeye yarayan ve çalışma süreçlerini şeffaf bir şekilde uygulamaya yardımcı olan bir görsel yönetim sistemidir. Sistemin uygulanması Toyota üretim süreçleri ile başlarken, sonrasında gelişen ihtiyaçlara çözüm için çeşitli yazılım ve proje yönetim süreçlerinde de uygulanmaya devam edilmiştir. Kanban kelime anlamı olarak Japonca’dan çevirildiği zaman “görsel kart” anlamına gelmektedir.
Bu yönetim sisteminde yapılacak işler çeşitli kartlara ayrılır ve yönetim şeması içerisinde yer alacağı alana yerleştirilir. Kanban dilenirse fiziksel yapışkan postitler aracılığıyla uygulanabilirken, günümüzde Trello gibi çeşitli proje yönetimi yazılımları aracılığıyla da kolay bir şekilde görselleştirilebilmektedir.
Kanban Nerelerde Kullanılır?
Kanban görselleştirme metodunu günümüzde proje yönetiminden basit ev işlerinin çözülmesine kadar neredeyse her alanda uygulamak mümkün. Gelin birlikte bu yöntemin nerelerde uygulanabileceğine birlike bakalım:
- Yazılım Projeleri
- Proje Yönetimi
- Ürün ve Endüstriyel İşler
- Satış ve Pazarlama
- İnsan Kaynakları
- Müşteri Hizmetleri
- Eğitim ve Eğitim Yönetimi
- Sağlık Hizmetleri
- Mimarlık ve İnşaat Çalışmaları
- Hukuk ve Danışmanlık
- E-ticaret
- Oyun Geliştirme
- Sosyal Medya Yönetimi
- Telekomünikasyon
Kanban’ın Faydaları Nelerdir?
Kanban’ın uygulanış biçiminden bakıldığı zaman projeleri görselleştirme, net bir yol haritası oluşturma, görev dağılımını kolaylaştırma ve işleri tamamlama konusunda pek çok faydası bulunmaktadır. Özellikle işlerin şeffaf bir şekilde bir düzlemde ilerliyor olması ekiplere çalışmaların kapsamı, yapılacakların tanımlanması ve iş bitirme konusunda da motivasyon sağlamaktadır.
Kanban Uygulaması Örneği:
Örnek olarak bir CRM yani müşteri yönetim sistemini ele alırsak bu sistem içerisinde “Cevap Bekleyenler, Yeni Müşteriler, Dönüş Yapılacaklar, Yeniden Aranacaklar, Ödeme Alınanlar” gibi ihtiyaca göre kişileri gruplandırmak gerekebilir.
Bu noktada ekip çalışma şemasında bir kişi sadece ilk defa temas kurulacak kişiler ile ilgilenirken, satış konusunda uzman kişilerin ise yeniden aranacaklar listesinde bulunan kişileri arayarak ikna etmesi ve tamamen bu kişileri satışa döndürmek için çalışmalar yapması çok daha faydalı olacaktır.
Özellikle karışık ve ekiplerin yoğun olarak çalıştığı sektörlerde yapılacak işlerin tüm ekip üyeleri tarafından görülmesi; sadece proje yöneticisi tarafından takip edilmekle kalmayacak aynı zamanda ekibe yeni dahil olacak kişilerin de bu sisteme hızlıca adapte olmasını sağlayacaktır.
Yapılan bu sistem sayesinde, ekip içi iletişim artırılarak aynı müşteriye birden fazla kişinin temasa geçmesinin önüne geçilmesi ve işlerin önceliklendirmesi gibi optimizasyon konularında da daha rahat karar alınması amaçlanabilmektedir.
İşte bu noktada hem iş akışı optimize edilirken hem de ekibin tam verimli bir şekilde çalışarak oluşturulan görev ve tasklerin çözülmesi sağlanabilmektedir.
Peki Kanban hangi prensiplere sahiptir, biz bu iş akış şemasını kendi çalışma mekanizmamıza nasıl adapte edebiliriz gelin birlikte inceleyelim.
Kanban Tekniği ve Örnek Kanban Board Uygulamaları
Basit bir kanban metodu uygulamasını aktarabilmek için size görsel olarak bir çalışma hazırladık. Bu çalışmayı işletmenizin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilir, yeni segmentler ekleyebilir ve tablonun üstünde yer alan alanları özgürce düzenleyebilirsiniz.
Backlog – Zamanlanmamış Görevler Listesi (Taslak):
Çalışmalar ilk olarak backlog adı verilen yığın bölümüne eklenir. Burada amaç yapılacakların veya tamamlanması gereken görev parçasının listeli bir şekilde herkes tarafından görüntülenmesidir. Bu bölümde yer alan kartlara kanban kartı adı veriliyor. Kanban kartları içerisine eğer dijital bir alanda çalışma yapacaksanız göreve ait detaylar, hedefler ve işin kapsamı eklenebilir. Backlog’a eklenen görevler belirli bir zaman diliminde yapılacak fakat şu an planlanmamız görevler olarak aktarılabilir. Ne zaman ki bir görev yapılacak ve kimin yapacağı belirli olacak bu görev gerekli kişiye atama yapıldıktan sonra “Todo” yani yapılacaklar sekmesine kaydırılacak diye düşünebilirsiniz.
Todo – Yapılacak Görevler Listesi:
Bu bölümde yukarıdaki akışta paylaşıldığı gibi görevler belirli bir zamanda, belirli bir kişi tarafından tamamlanacağı kesinleştiği zaman Yapılacaklar listesine taşınır. Peki bu görev backlog’ta dursaydı, ne olurdu? Açıkçası sistemin ana yapısı kişilerin diğer kişileri de kontrol etmesi ve süreçlerin şeffaf bir şekilde ilerlemesi. Yani bu noktada eğer yapılacaklar listesinde size atanmış bir görev varsa bir ekip yapısında üzerinde görev olmayan kişilere de görev verilmesi kolaylaşacak, üzerindeki iş yükünün herkes tarafından görülmesi kolaylaştırılacaktır.
In Progress – Üzerinde Çalışılan Görevler Listesi:
Üzerinde çalışılan görevler listesi en önemli listelerden birisi. Eğer size yapılacak listesinde bir görev verildiyse, diğer kişilerin de bu görev üzerinde çalıştığınızı anlaması için atanan görevi In Progress kısmına çekebilirsiniz. Bu sayede çalışmayı yöneten proje yöneticisi sizin hangi görev üzerinde çalıştığınızı sizinle iletişim kurmadan bile görüntülüyor ve gerektiği noktada bu alana müdahale edebiliyor olacak. Henüz başlamadığınız bir konu hakkında belki yapmanız gereken iş parçası önceliklendirilebilir veya kapsamı değişebilir. Bu alanda doğru adımları atabilmek için mutlaka çalışan kişinin yapılacaklar listesindeki görevini in progress alanına çekmesi gerekmektedir.
Done – Tamamlanan Görevler Listesi:
Basitçe tamamlanan görevlerin listelendiği alan. Ekibiniz çeşitli aralıklarda yaptığınız iş parçaları hakkında sizden geri bildirim almak veya üzerinizdek iş yükünü artırmak isteyebilir. Bu şirketlerin çalışanları için oluşturduğu performans raporlarında da bazı şirketlerde karşınıza çıkabilir. Tamamlanan görevleri bu alana sürükleyerek işi tamamladığınızı ve yeni görevler alabileceğinizi belirtmenin en iyi yollarından biri de budur.
Scrum vs Kanban
Peki bu uygulama benim çalışmalarım için yeterli mi, neden popüler iş yönetim uygulamalarından Scrum gibi yöntemleri uygulamak varken Kanban’ı seçmeliyiz? Bu noktada her iki sistemin de artıları ve eksileri bulunduğunu belirtmemiz gerekir. Gelin her iki yöntemin de faydaları ve eksik kaldığı noktalara birlikte bakalım. Kararı vermek ve kendi çalışma hayatınıza uygulamak size kalsın:
Zaman Yönetimi ve İş Akışı Yönetimi Farkı:
Scrum: zaman yönetimini belirli zaman dilimlerinde ki bu periyotlar genellikle 2-4 hafta arasında değerlendirmektedir. Çalışmalar süreç içerisinde Sprint planlamaları yapılarak daha geniş bir zamanda değerlendirilir. Yazılım projeleri yönetiminde genelde Scrum tercih edilir. Fakat ihtiyaca göre Kanban metodu da uygulanabilir.
Kanban: İşlerin sürekli aktığı, görevlerin günlük veya belki de saatlik olarak ayarlanabildiği alanlarda ekiplere esneklik sağlar. Özellikle müşteri ilişkilerinin yönetilmesi, randevu planlaması, hasta yönetimi gibi alanlarda veriler sürekli aktığı için hızlı dönüşler ile günlük ilgilenilmesi gereken kişilerin bulunduğu işler için idealdir.
Esneklik ve Adaptasyon Farkı:
Scrum: Genellikle Sprint planlama toplantılarında koşulacak Sprint’e göre görevler belirlenir. Esneklik ve yeni görev eklemeleri açısından daha kapalı bir yapıya sahiptir ve değişiklikler genellikle bir sonraki Sprint planına dahil edilir.
Kanban: Esneklik ve adaptasyon ön plandadır. Çalışmalar ve önceliklendirmeler günler, saatler hatta dakikalar içerisinde güncellenebilir.
Planlama ve Önceliklendirme Farkı:
Scrum: Sprint planlama toplantıları ve sprint backlogları üzerinden işleri önceliklendirir.
Kanban: İşler genellikle bir iş tahtası üzerinde önceliklendirilir. İşlerin öncelik sırası, limitler ve iş akışı üzerinde belirlenir.
Ekip Yapısı ve Roller:
Scrum: Belirli roller (Product Owner, Scrum Master, ve Geliştirme Ekibi) ve toplantılar (Sprint Planlama, Günlük Stand-up, Retrospektif) vardır.
Kanban: Roller daha esnektir ve tipik olarak Scrum’daki rollerin aksine net bir yapıları yoktur. Daha az toplantı tipi gerektirir.
Kanban pek çok işletmede iş akışının düzenlenmesi, doğru çalışmaların sürekli bir şekilde devam ettirilmesi ve ekip içi şeffaflığı sağlamak için önemli bir role sahiptir.
Organizasyon kendi ihtiyaçlarına göre Kanban kullanabileceği gibi zamanla ekibin büyümesi ile farklı çalışma metodolojilerine de geçiş sağlayabilir.
Bu yazıda kanban’ın kapsamı, uygulama metodolojisi, kanban tekniği hakkında detaylı bilgiler ve görselleştirmeye yönelik çalışmalara yer verdik. Siz ekibiniz için Kanban’ı uygulamayı düşünüyor musunuz? Eğer Kanban’ı kullanmıyorsanız hangi proje yönetim metodolojilerini kullanmak sizin için daha faydalı olurdu yorumlar aracılığı ile bize iletin.
