PMO, Project Management Office’in kısaltmasıdır. Türkçe’de PYO yani Proje Yönetim Ofisi olarak adlandırılır. Proje yönetim ofisleri şirketlerin yapısında proje yönetimi süreçlerini standartlaştırmak, yönetmek ve geliştirmekle sorumlu bir birimdir. Şirketlerin proje yönetimi adımlarını inceler, denetler ve yeni oluşturulacak projeler için kaynak planlaması yaparak gerekli çalışmaları yürütür.
Özellikle çalışma yapısı gereği şirketin üst düzey yöneticileri ile birlikte çalışırlar ve şirketin geleceği konusunda önemli bir alana sahiptir.
Şirketlerin oluşturduğu projeler arttıkça bu alanda profesyonel yönetim şemasının da oluşturulması büyük bir önem taşımaktadır. Bu yazıda PMO’ların şirketler için faydaları, çalışma kapsamları ve şirketler için öneminden bahsediyor olacağız.
Neden PMO Kurulur?
Şirketlerin projelerinin artması, projelerdeki standartların oluşturulmaması, hızlı büyüme ve kurumsallaşma isteği şirketlerde proje yönetimi ofislerinin kurulmasının önünü açan sebeplerden bazılarıdır. PMO yapısını kurmanın net bir zamanı yoktur. Fakat şirketin vizyonu bu yapının erken kurulmasını veya yatırımların farklı alanlara önceliklendirildikten sonra ilerleyen aşamalarda kurulmasına neden olabilir.
Eğer aşağıdaki problemler ile günlük çalışma hayatınızda sıkça karşılaşıyorsanız PMO kurmayı tekrardan masaya yatırabilirsiniz:
- Projelerin önem sırasını takip edemiyor, işlerin önceliklendirmesini yapamıyor ve kaynakları verimli kullanamıyorsanız,
- Projelerde tekrar eden işler sürekli her proje için baştan yapılmaya çalışılıyorsa,
- Birbirine bağlı projelerde çeşitli aksamalar bulunuyorsa,
- Şirketin amaç ve hedeflerine yönelik projeler üretilmiyorsa ve daha profesyonel bir departmanın bu işi yapması gerekiyorsa,
- Proje yöneticileri, kaynaklar, paydaşlar, sponsorlar ve zaman ile alakalı sıklıkla problem yaşanıyor ve ilişkiler zedeleniyorsa,
- Kurumsal bir yapıda proje yönetimi bilinci oluşmadıysa
Yukarıda saydığımız problemlerin bir kısmını yaşıyorsanız yönetim süreçlerinde yeni bir sürece girmenizin vakti gelmiş demektir.
PMO Kurmanın Avantajları
Proje yönetim ofisleri sahip olduğu yetenekler ve şirketlere kazandırdığı yönetimsel zeka ile şirketler için pek çok fayda sunmaktadır.
a) Tek Bir Yerden Yönetim:
Karmaşık projelerin bir arada yürütüldüğü şirketlerde ihtiyaç anında tek bir yerden bilgi almak çok değerlidir. Projelerin yeri geldiği zaman birbirleri arasında teknik bilgi ve tecrübe paylaşması, hem şirket içerisindeki insan kaynağının hem de çalışılan sürenin verimliliğini arttıracaktır. Projelerin tek bir yerden yönetimi ve raporlanabilmesi bu konuda şirketlere yeni bir beyin oluşturuyor olacak.
b) Kurumsal Hafıza ve Stratejilerin Belirlenmesi:
PMO’ların sahip oldukları en önemli özellik şirketin bünyesindeki projelere bütüncül bir bakış açısı ile bakarak tüm proje yönetim süreçlerini optimize etme yeteneğidir. Bu yetenek sayesinde tekrar eden işler dökümante edilerek yeni oluşturulan projeler için çeşitli kopyalar veya blueprintler oluşturulabilir. Bu sayede herhangi bir proje yöneticisi, ürün yöneticisi veya iş analisti işten ayrılsa dahi yeni gelen kişiler projelere hızlı bir şekilde oryantasyon sağlayabilecektir.
c) Risk Yönetimi:
Projelerin riskleri sadece bu alanda çalışan ve projelerin başarısına odaklanan bir ekip tarafından kontrol edilmesi minimum düzeyde tutulabilir. Potansiyel riskler PMO tarafından sürekli kontrol edilerek gereken noktalarda önceden tanımlanan risklere göre çeşitli aksiyonların alınması, üst yönetime yarı bağımlı bir yapıda işlerin çok daha hızlı çözülmesini sağlayabilir. Bu sayede müşteri ve paydaş yönetimi konusunda da büyük bir yol kat edilmiş olacaktır.
d) Kaynak Yönetimi ve Verimlilik:
Projeler için doğru önceliklendirmelerin yapılması, çalışan kişilerin belirlenmesi, projelerin kapsamlarının ve bütçelerinin ayarlanması gibi konularda yönetim karar verici mekanizmada yer alacaktır. Bu durumda yönetim iş akışını kontrol ederek belirli alanlarda süreç takip toplantıları ile projelere birinci elden dahil olmadan daha iletişim odaklı konuya yaklaşabilir.
Şirketlerin artan ihtiyaçlarına göre özellikle proje bazlı çalışmalar yürütüyorsa PMO’lar yardımlarına koşuyor olacak. Çalışmaların kapsamları eğer çok büyürse proje yönetimi bir üst seviyede program yönetimi çalışmaları ile desteklenebilir.
Bu yazıda Proje Yönetim Ofislerinin neden kurulması gerektiği, hangi ihtiyaçlar dahilinde PMO’ların çalışmalara dahil olacağı ve PMO’ların şirketler içerisindeki faydalarından bahsettik.
Proje yönetimi hakkında sizin için oluşturduğumuz yazılara buradan erişim sağlayabilirsiniz.
