Proje kısaca belirli bir amacı olan, sınırlı süre ve bütçe ile bireysel ve takım halinde yapılan benzersiz ve süre ile sınırlı sonulu çalışmalardır. Temelde belirli bir probleme çözüm bulma ya da var olan çözümü iyileştirmeyi hedefler.
Bazı projeler tek kişi ile ortaya çıkabilirken, bazı projeler de ekibin ortak çabası ve proje yöneticileri ile ortaya çıkmaktadır.
Website tasarımı yapmak, düğün davetiyesi hazırlamak, sulu boya ile resim yapmak veya köye bir ev inşaa etmek bir proje olarak sayılabilir. Ancak eğer siz belirli periyotlarda bu işleri tekrar ediyorsanız yani bir defaya mahsus bir çalışma yapmıyorsanız bunu artık bir proje değil, operasyon olarak tanımlamak daha doğru olacaktır.
Profesyonel çalışma alanında projelerden sorumlu kişiler Proje Yöneticisi olarak adlandırılmaktadır. Proje yöneticileri ekipte çalışmaların doğru bir şekilde ilerlemesi, bütçenin kontrol edilmesi, projenin teslim dökümanlarının oluşturulması, müşteri toplantıları yapılması, operasyon yönetimi ve iş takibinden sorumlu kişilerdir.
Bir projenin başarıya ulaşabilmesi için neyin, ne zaman, kimlerle, nasıl ve hangi çalışmalar ve kapsamda yapılacağı belirlenmelidir.
Projelerdeki Temel Özellikler
Projeler yazılım geliştirme, ev tadilatı, website tasarımı, dijital pazarlama çalışmaları gibi farklı alanlarda yer alabilir. Önemli olan projenin bu konuda sonlu yani süre ile sınırlı bir çaba olmasıdır.
Projelerin bazı temel özellikleri vardır. Bunlar şu şekilde sınırlanabilir:
- Projenin ihtiyaçlarının belirlenmesi
- Projenin kapsamının belirlenmesi
- Projenin zaman planını belirlenmesi
- Projenin risklerinin belirlenmesi
- Projenin başarı unsurlarının belirlenmesi
- Projenin teslim tarihinin belirlenmesi
- Müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi
Projenin Tanımı Nasıl Yapılır?
Proje tanımı, bir projenin ne hakkında olduğunu, hedeflerini, kapsamını, teslim tarihlerini ve diğer önemli detayları açıklayan belirli bir dokümandır. Proje tanımı, projenin başarılı bir şekilde yönetilmesine ve tamamlanmasına rehberlik eder. İşte bir proje tanımını hazırlarken izlenebilecek adımlar:
Projenin Amacını Belirleme:
Projenin temel amacını tanımlamayın.Projenin hangi amaçla gerçekleştiği, tamamlandığında sağlayacağı fayda ve çözmek için odaklandığı problemleri açıklayın. Projenin amacını belirlemek paydaşların ve katkı sunacak herkesin doğru bir şekilde süreci anlamasını kolaylaştıracaktır.
Projenin Kapsamını Belirleme:
Kapsam projenin çizdiği sınırlar olarak nitelendirilebilir. Proje kapsamı projede yer alacak kişiler, tamamlanacak iş parçacıkları ve bununla bağlantılı diğer her şeyi kapsamaktadır.
Projenin kapsamı belirlediği noktada paydaşlar ile anlaşma sağlandıktan sonra ek istekler veya harici ihtiyaçlar bu sürecin içine dahil edilmeyecektir.
Projenin Hedeflerini Belirleme:
Proje neyi amaçlamaktadır? Projenin sonucunda ne elde etmek istiyoruz bu bölümde bunu netleştirin. Örneğin: Android cihazlarda çalışacak bir mobil uygulama tasarımı yapılacak.
Proje Ekiplerini ve Sorumlulukları Tanımlama:
Proje üzerinde kimler hangi iş parçacıklarından sorumlu olacak net bir şekilde ifade edin. Eğer büyük bir ekibi yönetiyorsanız projenin tanımlanma kısmında bu bölüm için ekstra zaman ayırmanız faydalı olacaktır.
Projenin Süreç ve Adımlarını Belirleme:
Proje içerisinde belirli kilometre taşları belirleyin. Ve bu kilometre taşlarını sürekli olarak kontrol edin. Örneğin: Web Sitesinin ana sayfasının tamamlanması, iletişim formunun entegre edilmesi ve sunucu problemlerinin giderilmesi.
Proje Kaynaklarını ve Bütçesini Belirleme:
Proje için gerekli kaynakları belirleyin. Bu, insan kaynakları, finansal kaynaklar, teknolojik altyapı ve diğer gereksinimleri içerebilir. Ayrıca proje için ayrılan bütçeyi de net bir şekilde belirtin.
Risk ve Fırsatların Analiz Edilmesi:
Risk yönetimi projelerin başarısında önemli unsurlardan biridir. Potansiyel risklere karşı alınacak önlemleri projenin başında belirleyerek risklere karşı proje başarısını koruyun.
İletişim ve İşbirliği Stratejilerini Belirleme:
Proje paydaşlarını süreçlerden haberdar edin. Doğru iletişim kanalları kurarak proje paydaşlarını düzenli bir şekilde teslim süreçleri ve bütçe hakkında bilgilendirin.
Kabul Kriterlerini ve Teslim Tarihlerini Belirleme:
Projenin başarı kriterlerini ve proje sonuçlarının kabul edilebilirlik ölçütlerini belirleyin. Ayrıca proje teslim tarihlerini net bir şekilde açıklayın.
Proje Yönetim Yaklaşımını Tanımlama:
Projenin nasıl yönetileceğini açıklayın. Proje yönetimi için kullanılacak metodoloji, süreçler ve araçlar hakkında bilgi verin.
Başarılı Projelerin Ortak Özellikleri
Bir projenin başarılı olması için belirlenen bütçe, süre ve kapsamda tamamlanması gerekir. Bu yüzden projenin en önemli adımlarından biri plan aşamasıdır. Plan aşamasında projenin kapsamı, işin süresi, potansiyel riskler, bu riskler ile karşılaşıldığı zaman uygulanacak çözüm adımları ve alt kırılımlar listelenir. Proje yönetim süreçleri iyi bir planlama aşamasından sonra uygulama aşamasında sürekli kontrol ve takip gerektirir. Çizilen bu plan dahilinde proje belirli aralıklarla kalite kontrol aşamalarından geçer ve geri bildirimler paylaşılır. Son aşama olan teslim aşamasında ise eğer projenin paydaşlarından talep edilmişse proje teslim dökümanları ve projenin içeriğine dair çeşitli belgeler talep edilebilir.
Bu yazıda proje nedir? Proje tanımlaması nasıl yapılır? Başarılı projelerin ipuçları nelerdir bunlardan bahsettik. Sizin için başarılı projelerin en önemli noktası nedir?
